Vous souhaitez organiser un séminaire près de Paris ? Pour que tout se déroule parfaitement, il est important de définir la nature de l’evenement professionnel à organiser et son objectif. La réussite de ce projet (organisation séminaire) ne réside pas seulement en ça : elle dépend également du choix du lieu. Une salle parfaitement adaptée à votre projet et à vos besoins, c’est en effet la garantie d'un événement d’entreprise réussi. La location d’une salle est cependant un choix difficile : elle doit ainsi prendre en compte plusieurs critères. Les activités organisées (dans le cadre d'un team building, par exemple), le nombre de participants, les équipements nécessaires, la durée du séminaire…
Comment choisir le lieu de son séminaire ?
La destination choisie pour votre projet de séminaire n’est pas anodine. Un mauvais choix peut en effet renvoyer une mauvaise image et nuire à votre projet. C’est pourquoi il est recommandé de choisir le lieu en fonction de la nature de l’événement. Par exemple, pour une ambiance de prestige, le Palais des congrès de Versailles est tout indiqué.
Selon le nombre de participants, vous pouvez louer une salle de réunion, louer un amphithéâtre ou encore louer une salle de conférence dans un grand hôtel. Pour un séminaire au vert, un lieu atypique dans un cadre bucolique et naturel sera idéal pour garantir une expérience qui permet de se déconnecter du travail.
Choisir le lieu idéal : en fonction du matériel
Pour choisir votre lieu de séminaire, il est nécessaire de penser au matériel que vous trouverez sur place. Par exemple, pour votre événement, il est impératif que vous ayez accès à Internet, avec la fibre de préférence. Un vidéoprojecteur doit également être à disposition, pour simplifier la diffusion des présentations et autres diapositives.
La présence de matériel tel qu'un tableau blanc, un paper-board, ou encore du matériel audio et vidéo (micro, sonorisation…) est également cruciale.
Pensez aussi à louer une la salle qui laisse passer la lumière du jour, afin de donner donner le maximum de visibilité. La location salle de séminaire doit donc être soigneusement pensée, en fonction de l'objectif poursuivi.
Sélectionner soigneusement les prestations proposées par la salle de séminaire
Que ce soit au Palais des Congrès de Versailles, sur une péniche ou dans un château, il est possible de choisir une salle de séminaire avec des services supplémentaires. Par exemple, à la demi-journée, vous aurez peut-être besoin d’une salle de repos type lounge pour vous reposer. Certains lieux proposent à ce titre des jus de fruit, des bouteilles d’eau ou des snacks à disposition.
Les services particuliers
En fonction du lieu que vous choisissez, plusieurs autres options peuvent être à disposition. Par exemple, un service très demandé par les entreprises est la confidentialité des réunions. Certaines réunions et réceptions privées peuvent être strictement confidentielles, ce qui suppose des mesures particulières comme un service traiteur, une salle insonorisée, une salle de repos privée, etc.
Et enfin : un emplacement intelligent
Pour les réunions de travail courtes, il est important de privilégier un lieu à proximité de votre entreprise. Cela permettra de simplifier les trajets, et autres allées et venues. Vous éviterez en outre de perdre du temps et de dépenser trop d'argent en frais de transport.