Que ce soit dans sa vie privée ou dans sa vie professionnelle, un individu qui n’arrive pas à déterminer les priorités et qui ne sait pas gérer son temps sera plus géré par la vie qu’il ne la gère. Même si parfois, cette gestion se fait instinctivement grâce aux sensations de pression et d’urgence qu’on peut avoir, rien ne vaut une approche méthodique sollicitant une logique lucide pour parvenir à la faire de manière efficace.
Définir les paramètres « important » et « prioritaire »
Pour obtenir la base logique de la gestion des priorités et du temps, il faut déjà faire la distinction entre ce qui est urgent, ce qui est nécessaire, ce qui peut attendre et ce qui est utile mais secondaire, voire superflu. L’identification de ces paramètres s’impose dans un contexte d’époque où chacun est harcelé par une multitude grandissante de sollicitations dont certaines relèvent du vital, d’autres du nécessaire et d’autres encore de l’évasion. Les priorités et les importants sont à structurer par périodes pour pouvoir établir un planning de la to do list sur le long terme car il n’y a pas que le moment actuel. Il y a les « à faire » du jour, ceux du mois, ceux de l’année, ceux d’une vie entière et ceux d’une période spécifique dans la poursuite des différents buts qui apparaissent dans notre vie. Cela nous fait faire rédiger une liste qui commence par les objectifs à court terme et qui se termine par ceux à long terme. Attention, ce n’est pas parce que les objectifs sont importants qu’il faut omettre les programmes de pause et de récréation dans sa vie.
Se servir des outils de gestion de temps
Se souvenir quotidiennement de tous les objectifs et de toutes les priorités et s’organiser en fonction de cela est mission impossible à moins de les inscrire quelque part. Aider les hommes dans cette tâche est la raison d’être des outils de gestion de temps. Se servir d’un agenda et d’une liste des tâches, tout le monde peut à peu près le faire mais pour apprendre à exploiter efficacement les possibilités des outils de gestion de tâches avec leurs fonctionnalités qui n’arrêtent pas de se moderniser, il faut être présent dans une formation en gestion du temps et des priorités. L’utilisation de ce dernier genre d’outil s’impose car l’agenda ne permet de gérer ni les imprévus, ni le prolongement du temps par rapport à la prévision, ni les changements de programme en cours de route. Pour la gestion des éléments exhaustifs d’un inventaire des « à faire », cet outil appelé Gestionnaire de tâches est incontournable. Le report des tâches inachevées se fait automatiquement avec lui et une simple consultation quotidienne devrait vous suffir pour gérer la journée.
Planifier l’emploi du temps
Un agenda ne s’élabore pas tout seul. A vous d’insérer ses éléments constitutifs et de schématiser le programme souhaité. Dans une formation en gestion du temps et des priorités, vous apprendrez à créer votre emploi du temps en fonction de vos objectifs et ce, dans le respect des priorités que vous aurez établies. Cet emploi du temps serait normalement à la fois quotidien, hebdomadaire, mensuel, annuel et sur une plus longue période. Mentionnons l’utilité d’organiser le temps par blocs. Concrètement, pour un projet spécifique, il faut créer des portions de temps répétitives qui s’étaleront sur la période de sa réalisation et qui sont à insérer dans l’emploi du temps. Exemple : pour l’écriture d’un ouvrage, il vous faudra consacrer dans votre emploi du temps des plages horaires pendant les moments les plus propices à l’inspiration. Par ailleurs, il va y avoir des projets d’importance capitale qui exigeront ce qu’on appelle « time-blocking ». C’est le cas pour l’élaboration d’une déclaration fiscale par exemple qui va demander la blocage de toute une journée pour rassembler et élaborer les données.
L’atteinte des objectifs et la réalisation des obligations ne pourront se faire harmonieusement sans la définition des nécessaires et des priorités ainsi que l’organisation du temps avec les outils idoines. S’organiser ainsi vous oblige d’ailleurs à devenir profondément conscient de vos devoirs et ce à quoi vous aspirez dans la vie et qui mérite d’être transformé en objectif concret. Une fois défini un emploi du temps, il vous restera à respecter votre propre programme.