L’organisation d’un événement sportif n’est pas une mission comme les autres pour un organisateur d’événements. Ce travail nécessite une grande préparation en amont, c’est pourquoi il doit commencer très tôt avant le jour J. Voici une liste non exhaustive de tous les points à vérifier avant votre événement pour assurer la réussite de votre projet.
Vérifier les règlements
De nombreuses autorisations et le respect de plusieurs réglementations sont nécessaires pour un événement sportif. C’est pourquoi l’une de vos premières tâches doit être de vous renseigner auprès des institutions légales telles que la mairie ou la préfecture de la ville où vous organisez votre événement.
La manifestation sportive doit, bien sûr, être déclarée. Mais vous devez également prendre connaissance de tous les accords dont vous aurez besoin pour assurer le bon déroulement de votre projet. Notez que parfois, certaines autorisations peuvent prendre du temps à obtenir, alors prenez-les à l’avance pour être sûr d’être en règle le jour de l’événement.
Par exemple, si votre événement comprend des récompenses, en nature ou en espèces, qui dépassent la valeur établie par le ministère des Sports, vous devez déclarer votre événement à la fédération sportive de la discipline en question.
Assurez-vous d’être bien assuré
Un autre point très important lors de l’organisation d’un événement sportif est l’assurance. Les accidents et les blessures de vos participants sont plus susceptibles de se produire lors d’un tel événement.
Prenez le temps de consulter votre compagnie d’assurance et de vérifier les termes de votre contrat pour couvrir les risques liés à votre événement. Sachez que si un accident se produit le jour J, vous pouvez être tenu responsable et les conséquences peuvent être désastreuses (et coûteuses) pour vous ou votre entreprise.
Notez que votre assurance doit couvrir votre propre responsabilité civile, mais aussi celle de toutes les personnes qui interviendront le jour J (bénévoles, moniteur sportif, équipes de sécurité…).
Enfin, tous vos participants doivent également être couverts, alors n’oubliez pas de faire signer à tous vos invités des attestations de responsabilité civile avant le début de l’événement. C’est ce papier qui vous sera demandé par votre compagnie d’assurance.
Constituer une équipe performante
Pour tout type d’événement, il est important d’être bien entouré. Vous aurez sûrement des personnes en qui vous avez confiance et avec qui vous aimez travailler. C’est parfait. Ne négligez pas les petites mains qui peuvent vous aider à gérer les derniers points d’organisation le jour J ou l’équipe de sécurité qui veillera au bon déroulement de la journée.
Il est en effet nécessaire d’avoir un service d’ordre sur place, car des tensions peuvent rapidement apparaître lors de l’organisation d’un événement sportif.
Il est également nécessaire d’avoir une équipe médicale sur place pour soigner les éventuelles blessures qui pourraient survenir. Nous vous conseillons également de faire venir quelques spécialistes, comme des massothérapeutes ou des ostéopathes le jour J. Ce type d’attention est toujours très apprécié par les participants.
Obtenez du matériel de qualité
Habituellement, lorsque nous vous parlons du matériel technique nécessaire le jour de votre événement, nous avons en tête un vidéoprojecteur et un microphone. Vous aurez certainement besoin de ce type de matériel le jour de votre événement sportif, mais c’est à un autre type de matériel que nous faisons référence aujourd’hui.
Lors de l’organisation d’un événement sportif, il est nécessaire de se procurer du matériel spécialisé. Il peut s’agir de ballons de football, de tables de ping-pong ou de filets de volley-ball : tout dépend de l’événement que vous organisez. Tout le monde n’a pas ce genre d’équipement dans ses placards ! En revanche, en mettant en place un partenariat avec des magasins d’équipements sportifs, vous pouvez être approvisionné le jour J en échange d’une visibilité maximale pour la marque.
Vous pouvez également contacter les associations sportives. Elles disposent souvent d’une grande quantité de matériel professionnel qu’elles sont prêtes à mettre à disposition. Le double avantage ? Les membres des associations sportives sont très souvent de bons candidats pour les événements sportifs, tant comme participants que comme spectateurs.
N’oubliez pas que tous les équipements sportifs que vous mettez à la disposition de vos participants doivent être conformes à la réglementation en vigueur.
Une réponse