Comment planifier un événement

Un anniversaire, un mariage, un séminaire ou un team building à organiser ? Quel que soit l’événement, vos invités se souviendront de vous et que ce sera avec plus de gratitude que de critiques ou l’inverse, cela dépendra de la planification que vous aurez faite de l’organisation de cet événement.

Définir l’importance de l’événement et le budget correspondant

Connaître le budget disponible, c’est la première condition de la préparation d’un événement. L’effectif des invités, leur logistique et l’importance de l’infrastructure d’accueil à prévoir sont en effet des éléments à définir en fonction du budget. Par contre, si vous êtes assez libre au niveau du budget, vous pouvez le faire dépendre de l’effectif souhaité. Au-delà des chiffres, ne perdez pas de vue l’objectif ou les objectifs de l’organisation de l’événement. Est-ce pour nouer des relations ? Est-ce pour satisfaire des collaborateurs ? Est-ce pour former ? Est-ce pour consolider une équipe ? Est-ce pour se détendre ? Est-ce pour créer des bénéfices ?

Constituer une équipe dédiée à l’organisation

On ne peut être efficace dans la planification si la tête pensante change au gré du bon vouloir des individus concernés par l’organisation. Il convient de constituer un comité d’organisation et se partager les responsabilités suivant les aptitudes ou les préférences des membres. Ces membres se partageront les tâches et recevront des briefs précis puis se chargeront de trouver les collaborateurs et prestataires nécessaires à l’organisation de l’événement. S’il vous faut par exemple trouver une location du palais vivienne avec Keys Venue, c’est l’individu assigné à la logistique qui s’en chargera. Etablissez un planning, un emploi du temps, définissez le timing, prévoyez des plans B. Lancez les invitations en n’oubliant pas la puissance des réseaux sociaux.

Prévoyez la gestion du déroulement de l’événement

Au préalable, prenez bien connaissance du site de déroulement de l’événement. A moins que l’infrastructure ne permette l’installation automatique des invités, prévoyez quelqu’un pour assurer l’accueil. Ne négligez pas la décoration de l’endroit et veillez à la sécurité ainsi qu’à la propreté. Confiez la présidence de la cérémonie à quelqu’un de qualifié. Prêtez des oreilles et des yeux attentifs au bon fonctionnement des matériels, systèmes et installations. Soyez curieux vis-à-vis des comportements et réactions de vos invités afin d’adopter la bonne attitude. Ayez toujours une petite liste des personnes à appeler en cas de difficulté dans chaque grand domaine concerné par l’événement. La planification d’un quelconque événement se fait bien avant celui-ci. Elle est à confier idéalement à une équipe dédiée. Elle se fait avec l’imagination de tout ce qui pourrait se produire durant l’événement et par la préparation de plans de rechange ou de sortie en cas de souci. De la réussite de l’organisation dépend le souvenir que vos invités auront de vous.
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